מדריך עבודה מהבית לעסקים קטנים

העובדים שלך לעבוד מהבית הם דרך מצוינת להפוך את ההתרחקות החברתית במהלך המגפה COVID-19 ליעילה יותר. מעבר מרחוק מסייע גם להפחית עלויות לעת עתה, דבר החיוני לעסקים בתקציב. בעוד שחברות גדולות הבינו זאת מההתחלה, ארגונים קטנים יותר יתקשו להקים מערכת מרוחקת מצליחה.

אנחנו כאן לעזור להפוך את המעבר לחלק ככל האפשר.

מאמר זה מתמקד ברשימת כל הכלים החיוניים להם זקוק עסק קטן על מנת לבנות סביבה מרוחקת יעילה. רשימת הבדיקה מורכבת מכלים וצעדים שכל עסק קטן עד בינוני צריך לנקוט בכדי להתרחק ולהישאר אפקטיבי תוך כדי כך.

1. רכש את כל החומרה הדרושה

על מנת להתחיל לעבוד מרחוק, כל העובדים זקוקים לחומרה כדי לגשת לאתרים, לשתף ולעבוד על מסמכים וליצור תקשורת עם חברים אחרים בחברה. לרוב, המשמעות היא ציוד בבעלות החברה או ציוד אישי.

כל עובד צריך שיהיה לו מחשב נייד או מחשב אחד לעבוד עליו, בין אם זה בבעלות החברה או במכשיר אישי זה על פי העדפת החברה שלך. אם אתה רוצה שהעובדים שלך יזכו לחוויה מקצועית ובטוחה יותר ושיהיה להם התקציב, אנו ממליצים לחלק מכשירי חברה. באפשרותך להגדיר הגבלות, לפקח על הפעילות ולאפשר לעובדים שלך להפריד את החיים האישיים ואת העבודה שלך בצורה קלה יותר.

וודאו שלכל העובדים יש מכשיר מתאים לעבודה עבור התחום שלהם. לדוגמא, מעצב גרפי יזדקק למחשב המצויד לטיפול באפליקציות כבדות משאבים, ואילו כותב יכול להסתפק בציוד פחות חזק.

אם החברה שלך מחלקת ציוד לעובדים, דאג לעקוב אחר המכשיר ולאן הוא הולך. אנו ממליצים להגדיר גיליון אלקטרוני עם מידע כגון מספרים סידוריים של המכשיר, שם וחתימת העובד שלך, כמו גם את דגם המכשיר. זה מבטיח שאף מכשיר לא יתערבב או יאבד.

2. שפר את האבטחה עם שירותי VPN

VPN הוא ראשי התיבות של Virtual Private Network. בקיצור, VPN הוא כבל וירטואלי המחבר בין מחשב לרשת לא מקומית ומספק חיבור מאובטח המוסתר בפני גורמים חיצוניים. זהו שירות שימושי ביותר לעובדים מרוחקים, מכיוון שהוא מפחית את הסיכון לחשיפת מידע חסוי.

היתרונות הרבים האחרים של שימוש ב- VPN כוללים גישה לאתרים חסומים במדינה או באזור של עובד, הגברת הפרטיות מפני ספקי שירותי אינטרנט, הגנה מפני האקרים, וכן חיבורי אינטרנט טובים יותר לשרתים באמצעות מסלולים פרטיים וישירים.

המחשב שלי לא מזהה את הכונן הקשיח שלי

ל- VPN יש מערכת פגיעות משלהם, שכן תוקפים מנסים לנצל נקודות תורפה ספציפיות ולנצל פרוטוקולי הצפנה. עם זאת, העובדים שלך עדיין בטוחים יותר עם VPN מכיוון שתוקפים יצטרכו יותר זמן ומשאבים כדי לאתר אותם, מה שמקטין את הסיכוי שהם מכוונים אליהם.

ההמלצות שלנו ל- VPN כוללות NordVPN , ExpressVPN , ו CyberGhost . כל השירותים הללו מהירים, קלים לשימוש, ובמחיר סביר לעסקים קטנים.

3. עקוב אחר הזמן

מכיוון שאינך יכול לבדוק אם עובד עובד באופן אישי כמו שהיה במשרד, עליך להיות מסוגל לראות מתי הוא מסתובב בצורה וירטואלית. אתה תמיד יכול לבקש מהם פשוט לרשום אותו ולשלוח לך אותו, אולם זה לא יעיל ומשאיר הרבה מקום פנוי לעובדים.

דרך מדויקת ויעילה יותר היא שימוש במעקב אחר זמן וירטואלי, אשר מעדכן אותך ברגע שעובד מתחיל או מפסיק לעבוד. תכונות שימושיות אחרות שנמצאות בכלים אלה מאפשרות לך לבדוק את כתובת ה- IP שעליה שעובד העובד שלך, מה שיכול להבטיח שאתה נמצא בביתם.

זמן רישום הוא גם הכרחי על מנת שתוכלו לקבוע כמה שעות עובד הקדיש לעבודה. זה קריטי אם אתה משלם לאנשים על בסיס תעריף שעתי, מכיוון שאתה זקוק לדוח מדויק. זיווג זה לכלי ניטור מחשב יכול להבטיח שהעובדים שלך לא מנסים לרמות את המערכת.

למטרות אלה, אנו ממליצים בחום לשלב את הכלים המוצעים על ידי פתרתי , טוב כמו ה Toggl יישום.

4. השתמש בכלי תקשורת יעילים

דיבור בטלפון אינו מספיק במעבר לעבודה מרחוק. עליכם לנצל את כלי התקשורת השונים על מנת לעמוד בקצב העובדים שלכם, לענות ולשאול שאלות, לשתף קבצים ולעשות בדיקות שוטפות לגבי כל פרויקט מתמשך. למרבה המזל, יש טונות של פתרונות שכולם פונים לקבוצות שונות של אנשים לבחירתך.

הנה כמה מההמלצות שלנו:

• מַחֲלוֹקֶת : בעוד Discord התחיל להיות יישום מושך ביותר עבור קהל צעיר יותר, הוא הפך לאחד התוכנות הנפוצות ביותר לצורכי תקשורת. עם היכולת לשוחח בצ'אט אחד על אחד, בקבוצות ובשרתים ייעודיים, Discord מכסה את כל צורכי התקשורת שיש לעסק. החלק הכי טוב הוא שהכל בחינם.
• רָפוּי : אם אתה זקוק לפיתרון מקצועי יותר, ל- Slack יש לך גב. זה מאפשר לך להכנס את העובדים שלך, ואז להגדיר ערוצים שונים לשיחה, הכרזות, עדכונים ועבודה. מה שמייחד את זה מפתרונות תקשורת אחרים הוא השילוב המקצועי עם כלים עסקיים כמו Dropbox, Outlook Outlook, Salesforce ו- Jira Cloud.
• צוותי מיקרוסופט : האם החברה שלך עובדת עם מוצרי Office כגון Word או Excel? פיתרון ה- All-in-One שלך ​​לתקשורת חייב להיות צוותי מיקרוסופט. זה מאפשר לך להגדיר גרסה וירטואלית של החברה שלך, ואז נותן לך את כל הכלים שאתה צריך כדי להפוך פעילויות פנים מרוחקות. שוחח בצ'אט, התחל שיחות וידאו, ערוך ועידות והשתלב ביישומי Office לשיתוף פעולה ולשיתוף פרויקטים.
• תקריב : עבור עסקים שמעריכים כנסים, זום היא הדרך הטובה ביותר להתחבר לעובדים שלך פנים אל פנים אפילו מאות קילומטרים אחד מהשני. תיהנו משיחות איכותיות שיכולות להכיל מספר רב של מלווים.

5. שתף פעולה עם העובדים

אמנם פשוט תקשורת עם אחרים יכולה להיות שיתופית מאוד, אך תמיד תוכלו לשפר זאת על ידי ניצול סוויטות המיועדות לשיתוף פעולה בזמן אמת. שלב זאת עם שיחות שמע או וידאו כדי לשפר עוד יותר את יעילות העבודה לצד עובדים אחרים.

ההמלצות שלנו הן כדלקמן:

מחשב נייד מתנתק מ - Windows 10

• משרד 365 (המכונה כיום מיקרוסופט 365 ): אולי חבילת היישומים הפופולארית ביותר הקיימת כיום, מיקרוסופט 365 היא פיתרון נהדר עבור עובדים שרוצים לשתף פעולה בפרויקטים גדולים. בעזרת כלים לכתוב מאמרים, להכין גיליונות אלקטרוניים, לנהל נתונים ואפילו ליצור גרפיקה, תוכלו לשתף פעולה במגוון פרויקטים בקלות.
• G Suite : מה שהופך את ה- G Suite של גוגל לבחירה מדהימה לשיתוף פעולה הוא הזמינות שלה. כל מה שאתה צריך כדי לקבל שיתוף פעולה הוא מחשב והדפדפן שלך - אין צורך בהתקנה. עבוד על מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ואפילו מצגות לצד עמיתייך, עם אחסון ושיתוף קבצים באמצעות Google Drive.
• אני עובד : למרות שהחבילה הזו זמינה רק למשתמשי מקינטוש, זה כלי נהדר לשקול להשקיע בו כסף. צור מסמכים יפים עם כלים יעילים ושיתוף פעולה עם עובדים אחרים מבלי לדאוג לפרטים מיותרים.

אנו מקווים שעם עזרה של מאמר זה הצלחתם לקבל תובנה מה עליכם לעשות ולרכוש כדי להצליח עם העסק שלכם מרחוק. אנו מאחלים לך מזל טוב ומקווים שתזדמן לעבוד בבטחה בנוחות ביתם.