תיבת דואר נכנס עמוסה הן חדשות רעות. לא רק שקשה למצוא מיילים חשובים, אלא בהדרגה תקבלו פחות ופחות מוטיבציה לפתוח את אפליקציית הדואר מדי יום. מה אתה יכול לעשות כדי למנוע בלגן בין ההודעות שלך? כל שעליך לעשות הוא לבצע אופטימיזציה לתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Outlook באמצעות חמשת השלבים הקלים להלן.
אם אי פעם הרגשת אי נחת כשאתה מסתכל על הודעות הדוא'ל הנכנסות שלך, מאמר זה מתאים לך. הפסק לתת למיילים להצטבר ולהסתער עליך בהתראות על ידי אופטימיזציה של תיבת הדואר הנכנס שלך. אתה לא צריך לפקח כל הזמן על הדואר שלך ולבזבז שעות על גבי שעות בניסיון לנקות הכל. רק תסתכל על חמשת השלבים הקלים האלה ב- Outlook עבור Microsoft 365 וסדר לך הכל.
הערה : מרבית התכונות הללו חלות על Outlook עבור Microsoft 365 / Office 365. עם זאת, חלקן זמינות גם באמצעות שירות הדוא'ל של מיקרוסופט, Outlook.com.
בצע אופטימיזציה לתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Outlook בחמישה שלבים פשוטים
בואו נראה כיצד תוכלו להפוך למקצוענים ב- Outlook בארגון הדואר שלכם, ולבסוף להשיג את תיבת הדואר הנכנס אפס ההודעה עליה חלמתם.
1. נקה על ידי מחיקת מיילים כפולים
האם ידעת של- Outlook יש כלי אוטומטי למחיקת דוא'ל כפול? עכשיו אתה כן. השתמש בתכונה זו כדי להפחית במהירות את מספר הודעות הדוא'ל שאתה צריך לבדוק בכל יום בכמה לחיצות בלבד.
- פתח את תיבת הדואר הנכנס שברצונך לנקות. הקפד להישאר בברירת המחדל בית לשונית - תוכל לבדוק באיזו לשונית אתה נמצא על ידי מבט על ממשק כותרת הסרט.
- הרחב את לנקות בתפריט הנפתח ובחר באחד מהם ניקוי תיקיה אוֹ לנקות את השיחה , בהתאם לצרכים שלך.
- הנחיה תופיע על המסך. אשר שברצונך לנקות את השיחה או התיקיה, ובדוק כיצד מספר הדוא'ל שלא נקרא בתיבת הדואר הנכנס שלך פוחת.
מה שטוב בתכונת הניקוי היא העובדה שניתן לשחזר את כל הפריטים שנמחקו למשך זמן מסוים. אתה יכול למצוא אותם ב פריטים שנמחקו התיקייה בצד חלון Outlook שלך.
2. צור תיקיות למיילים שלך
כל אחד מהדוארים הנכנסים שלך בתיקייה אחת עשוי להיות מבלבל. בטח, דואר זבל בדרך כלל מתמיין בקטגוריית דואר הזבל, אבל כל השאר תלוי בך. אני אישית ממליץ להגדיר כמה תיקיות חיוניות ולמיין את הדואר הנכנס שלך מדי יום.
בעקבות ה ביצוע דברים ® או GTD ® מתודולוגיה של ארגון משימות, אתה יכול בקלות לשפר את הפרודוקטיביות עם Outlook. ראשית, עליך ליצור שלוש תיקיות שונות:
- תיבת דואר נכנס (ברירת מחדל) - השאר הודעות דוא'ל חשובות בתיבת הדואר הנכנס המוגדרת כברירת מחדל. אלה צריכים להיות הודעות שתוכל לענות עליהן באופן מיידי, או שתצטרך להשתתף בהן בדחיפות.
- לעשות גרור הודעות דוא'ל לא דחופות לתיקיה זו. אתה יכול לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך ברורה ולטפל בהודעות אלה בהמשך היום.
- מעקב - העבר הודעות דוא'ל לתיקיה זו שהעמדת בהמתנה, כגון תשובות שאתה ממתין עליהן או משימות שדחית.
- תזכורות - הודעות אימייל מסוימות אינן דורשות ממך להשיב להן כלל. שמור אותם בתיקייה נפרדת, כך שתמיד תוכל להסתכל אחורה ולמצוא אותם בקלות.
הערה : כדי ליצור תיקיות חדשות, פשוט לחץ על תיקיית תיבת הדואר הנכנס שלך ובחר תיקיה חדשה. כאן, פשוט הקלד את השם ולחץ על Enter.
עליך להתחיל כל יום על ידי מיון הדוא'ל שלך בקטגוריות אלה, ואז לתזמן זמן לטפל בתיקיית המשימות שלך מאוחר יותר. הקפד לשמור על עקביות עם זה! אתה יכול להמשיך ולמיין שאתה מקבל אימיילים לאורך כל היום.
במידת הצורך, אל תפחד ליצור תיקיות נוספות שיטה זו צריכה להיות מותאמת אישית עבורך ועבורך בלבד.
3. השתמש בתצוגת המשימות
האם ידעת שאתה יכול ליצור משימות ממיילים? בכל פעם שאתה מקבל הודעה שברצונך להמיר למשימה, פשוט גרור אותה לסמל רשימת המשימות של Outlook כדי להעלות את אשף הגדרת המשימות. כאן תוכל לתת למשימה שלך שם, תיאור ואפילו להגדיר תזכורת.
אם תגדיר תזכורת, המשימות יצוצו באופן דומה לתזכורת לפגישה בזמן שצוין. זה מאפשר לך להישאר מסודר וליצור משימות בקלות, היישר מהודעות האימייל הנכנסות שלך.
4. קבעו כללים למיון אוטומטי של דואר נכנס
הכללים מאפשרים לך להעביר, לסמן ולהגיב להודעות דואר אלקטרוני באופן אוטומטי, מה שמקל על הפעלת Outlook הרבה יותר. באפשרותך להשתמש בכללים להפעלת צלילים, העברת הודעות לתיקיות או הצגת התראות על פריטים חדשים באופן אוטומטי.
אני באופן אישי מוצא את הכלל השימושי ביותר את היכולת להעביר פריט משולח מסוים או עם מילות מפתח מסוימות בשורת הנושא לתיקייה אחרת. המשמעות היא שאם מתקיימים קריטריונים מסוימים, דוא'ל יועבר לתיבת הדואר הנכנס מבלי שתצטרך לגעת בו.
להלן מדריך בסיסי כיצד להגדיר כלל ב- Outlook.
- לחץ לחיצה ימנית על הודעה בתיבת הדואר הנכנס שלך או בתיקיית דוא'ל אחרת ובחר כללים .
- בחר אחת מהאפשרויות. כדי להציג אפשרויות נוספות, בחר צור כלל .
- בתוך ה צור כלל בתיבת הדו-שיח, בחר אחד או יותר משלושת תיבות הסימון הראשונות.
- בתוך ה תעשה את הדברים הבאים בסעיף, אם ברצונך שהכלל יעביר הודעה לתיקיה, בדוק את הסמל העבר פריט לתיקיה קופסא.
- בחר את תיקיית היעד מתוך בחר תיקייה שיח שצץ ואז לחץ בסדר .
- נְקִישָׁה בסדר שוב כדי לשמור על הכלל שלך.
5. נצל קטגוריות
קידוד צבעוני של הודעות הדוא'ל שלך יעזור לך לזהות ולקבץ בקלות את הפריטים המשויכים ב- Outlook. אתה יכול לבחור מתוך קבוצה של קטגוריות ברירת מחדל או ליצור משלך ולאחר מכן להקצות את הקטגוריות להודעות הדוא'ל שלך ב- Outlook.
כדי להקצות קטגוריית צבע מחלונית הקריאה או מהודעה פתוחה, בחר לְסַוֵג מ ה תגים קבוצה ברצועת הכלים ובחר קטגוריה מהרשימה.
מחשבות אחרונות
אם אתה מעוניין לקרוא מאמרים נוספים הקשורים לטכנולוגיה מודרנית, שקול להירשם לניוזלטר שלנו. אנו מפרסמים באופן קבוע הדרכות, מאמרי חדשות ומדריכים שיעזרו לך בחיי הטכנולוגיה היומיומיים שלך.
