בטח שמעתם שהמילה 'מסד נתונים' נזרקה לפני כן. מסד נתונים הוא אוסף גדול של מידע המסייע למשתמשים לארגן, להציג, לחפש, לאחזר ולאסוף נתונים. אם יש לך מסד נתונים, אתה צריך את הכלים והיישומים המתאימים כדי לטפל בו ולהפיק ממנו את המרב. במיוחד עבור מי שעובד בסביבות צוות וצריך לשתף נתונים עם אנשים אחרים (משתמשים, מפתחים, סוקרים וכו '), הפיתרון המושלם הוא Microsoft Access, ובאמצעות גיליון הצ'אט שלנו של Access תהיה מקצוען תוך זמן קצר.
הפוך את עבודתך לקלה יותר באמצעות התכונות והכלים של Access. אם אתה חושב שאתה טוב בשמירה על מידע, Access עומד לפוצץ אותך. בעת יצירת קובץ ב- Access, אתה בעצם יוצר קובץ המכיל חלקים שונים במסד הנתונים שלך. לאחר מכן תוכל לחלק את מסד הנתונים שלך לחלקים קשורים שונים כדי לשמור על ניהול קל ומהיר. אלמנטים אלה נקראים טבלאות, שאילתות, טפסים, דוחות וכו '.
לאחר שהגדרת את כל האלמנטים השונים האלה, תוכל לשמור הכל בצורה מסודרת. זה מאפשר לך לשתף ולספק מידע בצורה ברורה ולבנות פרויקטים שלמים בקובץ אחד. לא משנה מה המטרה, Access מסוגל לעזור לך או לעסק שלך לשמור על מידע ברור, בטוח ומסודר.
גיליון בגידות זה נועד להציג בפני אנשים כיצד פועלים דורות חדשים של Access. אין זה מפתיע שליישום כזה שמכיל תכונות לוקח קצת זמן לשלוט בו. אנחנו כאן כדי לעזור לך בכמה טיפים וטריקים כדי להתחיל במהירות עם Access, או לרענן את הזיכרון שלך אם אתה ותיק ב- Access.
- טיפ: אם החברים, הקולגות או העובדים שלכם צריכים ללמוד עוד על Microsoft Access, אל תתביישו ושתפו את המאמר הזה! ידע הוא כוח, ויש לך את היכולת לעזור לאחרים ללמוד על ידי שיתוף.
כיצד לנווט על רצועת הכלים של Microsoft Access
הממשק שאנחנו עובדים איתו עשוי להיות מבלבל למשתמשים חדשים. הנה אינפוגרפיקה קטנה על הממשק הבסיסי של Access המבוסס על Access 2016. אם אתה מבולבל לגבי אלמנטים שונים, אל תדאג. אנו מעמיקים על הסרט, טבלאות נתונים, אובייקטים ועוד בהמשך המאמר. רק תמשיכו לקרוא!
למזלם של אלה שעבדו עם יישומי Office מזה זמן מה, ממשק Access אינו מוכר כמו שהייתם חושבים. חברים טובים כמו רצועת הכלים, סרגל תגיד לי וסרגל הכלים של גישה מהירה חוזרים לעזור לך, בעוד שחלק הנתונים של Access נשאר נקי וקריא בקלות.
מבוא לממשק רצועת הכלים
רצועת הכלים הייתה חלק עיקרי מיישומי חבילת Office כמו Access כבר שנים רבות. היא הוצגה לראשונה ב- Office 2007, שתוכננה עם מחשבה על ניווט קל יותר. לעולם לא תצטרך להשתמש בתפריטים מיושנים עם מספר רבדים של תפריטי משנה עם הסרט.
הממשק החזותי הכבד עוזר לך לאתר את הכלים שאתה מכיר ואוהב במהירות. רצועת הכלים היא הדרך העיקרית שלך לנווט ב- Access, לפתוח את ההזדמנויות לעצב טקסט, להוסיף אלמנטים, ליישם פונקציות, לשנות את מסד הנתונים שלך ועוד.
בניגוד לגירסאות קודמות של Access, רצועת הכלים במהדורות חדשות כמו Access 2016 ו- Access 2019 הם בעלי עיצוב קומפקטי שטוח יותר המאפשר פחות עומס על המסך שמסיח את דעתך מהעבודה שלך. הממשק המינימליסטי הזה מעניק ל- Access מראה מודרני ומסוגנן שמבדיל אותה מהמתחרים.
מיקום הכלים והתכונות זהה בערך לגירסאות קודמות, כך שלא תתקשו למצוא את הפקודות המועדפות עליכם. אם אתה מתקשה, פשוט השתמש בתכונה החדשה Tell Me.
עבוד מהר יותר עם סרגל Tell Me
התכונה 'ספר לי מה אתה רוצה לעשות' או פשוט 'תגיד לי' מכוונת להביא כלים בהישג יד גם אם אינך יודע את מקומם המדויק ברצועת הכלים. זה נוסף לראשונה לרוב היישומים של Office 2016 והרוויח את שהותו גם ב- Office 2019. אתה יכול להשתמש בו על ידי לחיצה עליו ממש ליד הכרטיסייה האחרונה ברצועת הכלים, או לחיצה על ה- Alt + Q מקשים במקלדת. תבחין כי התכונה מאפשרת לך להקליד - זה כאשר אתה יכול להגיד ל- Access מה אתה רוצה לעשות.
על סמך הערך שלך, Access יציע כלים המתייחסים למה שאתה מחפש. למשל, אם תקליד גיליון רכוש סרגל Tell Me יציג באופן אוטומטי אפשרויות המאפשרות לך ליצור או לשנות גיליון מאפיינים, ואף מציע כלים אחרים הקשורים לגיליונות.
גם אם אתה מחשיב עצמך גורו Access, התכונה Tell Me יכולה לעזור לך להאיץ את עבודתך. לעולם לא תצטרך לחפור ברצועת הכלים או לחפש באינטרנט בניסיון למצוא תכונה שוב.
הכירו את האזור מאחורי הקלעים
כשתלחץ על תפריט הקובץ ב- Access (וביישום Office אחר) תגיע לאזור שמיקרוסופט מכנה 'מאחורי הקלעים'. כאן, במקום לראות כרטיסייה עם פקודות מסודרות ברצועת הכלים, אתה מקבל תצוגה של עמוד מלא של מידע ומשימות בסיסיות שונות לפתיחה ושמירת קבצים, אפשרויות הדפסה ואחרות.
בנוסף, תוכל להשתמש בתפריט קובץ כדי לראות מידע על הקובץ הפתוח כעת. המשמעות היא לראות את זמן יצירתו, שינוי אחרון, את הבעלים, כמו גם את גודל הקובץ ועוד. אתה יכול גם להשתמש בתכונה קומפקט ותיקון, או להוסיף הגנה על סיסמה כבעלים של קובץ.
הגדרת אובייקטי מסד הנתונים ב- Access
כעת, לאחר שהממשק הבסיסי ירד, הגיע הזמן להכיר את אובייקטי מסד הנתונים שתעבדו במסגרת Access. אובייקטים אלה הם מה שתראה בחלונית הניווט משמאל כשהם מתחילים להרכיב את הפרויקטים שלך. באפשרותך ליצור אובייקטים מהכרטיסייה צור ברצועת הכלים ולשנות אותם בכל זמן נתון בעתיד כדי להסתגל לשינויים במסד הנתונים שלך. בואו נסקור במהירות את אפשרויות האובייקט שלך:
- טבלאות מאחסנות נתונים קשורים בשורות (רשומות) ועמודות (שדות). הם פועלים באופן דומה לתאים ב- Excel, וכנראה מהווים חלק גדול מהפרויקטים שלך.
- שאילתות להציג, לחשב, למיין, לסנן, לשנות ולבחון נתונים המאוחסנים בטבלאות שלך.
- טפסים הם מסכים מותאמים אישית המאפשרים להזין בקלות נתונים חדשים ולהציג נתונים קיימים בטבלה.
- דוחות מציגים נתונים מטבלה או משאילתה בפורמט מודפס, מושלמים לבדיקה ובדיקת שגיאות.
- מאקרו מסוגלים לבצע אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן. באפשרותך להפעיל מאקרו על ידי לחיצה על כפתור או לחיצה על מקש קיצור שהוקצה למאקרו.
- מודולים הם קבוצות נהלים, שנכתבו בשפת Visual Basic ומשמשים גם לאוטומציה של משימות.
סוגי נתוני שדה
ישנן דרכים רבות לעבוד עם שדות ב- Access שמקלים על ההתמודדות עם פרויקטים שונים. לדוגמא, הגדרת שדה כמספר ולא כטקסט מאפשרת ל- Access לבצע חישובים עם שדה זה.
הנה סקירה מהירה של ה- סוגי נתונים שונים אתה יכול להיכנס ולהתנהגויות שלהם:
- טקסט קצר: מאחסן לכל היותר 255 תווים של טקסט ו / או מספרים.
- טקסט ארוך: מאחסן טקסט עד 64,000 תווים.
- מספר: מאחסן מספרים ומאפשר לבצע חישובים באמצעות תא נתונים.
- תאריך / שעה: מאחסן תאריכים ו / או זמנים.
- מטבע: מאחסן מספרים וסמלים המייצגים מטבעות אמיתיים.
- מספר אוטומטי: מקצה אוטומטית מספר ייחודי לכל רשומה.
- כן / לא: מאחסן ערך כן או לא.
- אובייקט OLE: מאחסן אובייקטים המיוצרים ביישומים אחרים, כגון גיליון אלקטרוני של Excel, מסמך Word או גרפיקה של PowerPoint.
- היפר-קישור: מאחסן קישורים שניתן ללחוץ עליהם כדי לפתוח אתרים או קבצים ברשת.
- קובץ מצורף: מאפשר לך לצרף קובץ או תמונה למסד הנתונים שלך.
- מספר גדול: מאחסן ערך מספרי שאינו כספי. (זמין רק ב- Access 2019.)
התחל בתבנית
האם אתה מפחיד ממסמך ריק? עם Access יש לך ספריית תבניות ענקית שכבר מובנית ביישום כדי לעזור לך להתחיל. זה נותן לך התחלה מהירה ענקית בעבודה על פרויקטים בכל קנה מידה. תוכל למצוא מספר תבניות בכל אחת מהקטגוריות, כלומר יש מגוון עצום בכל פעם שאתה יוצר מסמך חדש. גם לאחר בחירת תבנית, עדיין יש לך אפשרויות רבות לערוך התאמה אישית של מסד הנתונים שלך לאחר מכן.
גבה תמיד את מסד הנתונים שלך
זה טיפ אפילו לוותיקי Access שם בחוץ. תמיד, ואנחנו מתכוונים לזה, תמיד צור גיבויים של מסד הנתונים שלך באופן קבוע. לעולם אינך יודע מה עלול לקרות לקבצים שלך בעתיד עקב נסיבות בלתי צפויות. זה יכול להיות הצלת חיים אם יש לך גיבויים זמינים מהענן או ממחשב אחר.
קיצורי דרך שימושיים שכולם צריכים לדעת
לסיום גיליון הצ'יט הזה, החלטנו לכלול כמה מקיצורי המקשים המועילים ביותר ב- Access שבהם תוכלו להשתמש כדי להאיץ את העבודה:
- באפשרותך ליצור במהירות מסד נתונים חדש על ידי לחיצה Ctrl + N .
- על מנת להוסיף רשומה חדשה לגליון הנתונים או לטופס שלך, לחץ על סימן Ctrl + פלוס (+) במקלדת.
- ניתן להגדיל ולהקטין את הדף על ידי לחיצה על מקש Z.
- החלף את חלונית הניווט עם F11 .
- פתח את הכרטיסיה מצא לחיפוש בגליון נתונים או בטופס איתו Ctrl + F. .
- תוכל לשמור במהירות את מסד הנתונים שלך באמצעות Ctrl + S .
אם אתם מחפשים חברת תוכנה שתוכלו לסמוך עליה על יושרה ונהוגיה העסקיים הכנים, אל תחפשו יותר מאשר . אנו שותפים מוסמכים של מיקרוסופט ועסק מוכר של BBB אשר דואג להביא ללקוחותינו חוויה אמינה ומספקת על מוצרי התוכנה להם הם זקוקים. אנו נהיה איתך לפני, במהלך ואחרי כל המכירות. זו ההתחייבות לשמירה על תוכנה של 360 מעלות. אז למה אתה מחכה? התקשר אלינו עוד היום +1 877 315 1713 או שלח דוא'ל ל- sales@softwarekeep.com. כמו כן, תוכלו להגיע אלינו באמצעות צ'אט חי.
